Quand ai-je besoin d'un plan d'action annuel?

Le plan d'action annuel est un document de base pour la mise en œuvre de la politique de prévention dans une entreprise. Le plan d'action annuel définit les objectifs, les actions, les ressources et les responsabilités en matière de bien-être au travail. Chaque entreprise doit établir un plan d'action annuel pour l'année suivante. 
 

Qu'est-ce qu'un plan d'action annuel?

Le plan d'action annuel fait partie du système de gestion dynamique des risques. L’analyse des risques sert à définir les objectifs, les priorités, les mesures, les responsabilités, etc. qui font partie du plan global de prévention quinquennal. Alors que le plan global de prévention envisage la prévention à plus long terme, le plan d'action annuel sert à planifier les actions concrètes. Ce plan d'action annuel comprend donc les actions à entreprendre au cours de l'année à venir et précise qui doit les réaliser et quand.
 

Un plan d'action annuel est-il obligatoire?

Toute entreprise, à partir d'un seul employé, doit préparer un plan d'action annuel. Il doit être présenté par écrit.
 

Qui élabore le plan d'action annuel?

L'employeur est responsable de la rédaction du plan d'action annuel, mais il ne le rédige pas seul. La mise en oeuvre du PAA ne sera une réussite que si tous les membres de l'organisation y contribuent. C’est pourquoi il faut impliquer la hiérarchie (les managers) dans l'élaboration du plan. Ils connaissent bien leur service et les besoins sur le terrain. Mais ce n’est pas tout: la coopération du service interne et externe pour la prévention et la protection au travail est aussi nécessaire. Ces  services peuvent fournir des informations sur les accidents ou les plaintes et savent où se situent les problèmes. Le comité pour la prévention et la protection au travail peut également formuler des avis et des propositions dans le cadre de l'élaboration du plan d'action annuel. Dans les petites entreprises sans comité, les travailleurs doivent pouvoir participer directement à la préparation du plan.
 

Le service de prévention interne peut-il rédiger le plan d'action annuel?

L'élaboration du plan d'action annuel relève de la responsabilité de l'employeur, en concertation avec les acteurs concernés dans l'entreprise. Dans la pratique, c'est souvent le service de prévention interne qui coordonne l'élaboration du plan d'action annuel. Dans les petites entreprises, notamment dans le groupe C ou D, où il n'y a pas de conseiller en prévention de niveau I ou II, le soutien du service externe est plus important. 
 

Quand faut-il établir le plan d'action annuel?

Le plan d'action annuel couvre une année de travail. En général, l’année considérée  va du 1er janvier au 31 décembre, mais dans certaines organisations, par exemple dans l'enseignement, l'année de travail peut commencer le 1er septembre. Le plan d'action annuel doit être soumis pour avis au Comité pour la prévention et la protection au travail deux mois avant sa mise en oeuvre. Dans la plupart des cas, cela se fera donc au plus tard lors de la réunion du comité en octobre (avant le 1er novembre). La préparation du plan d'action annuel a lieu au préalable, dans la période août-septembre.
 

Le plan d'action annuel et le plan global de prévention sont-ils identiques?

Le plan d'action annuel et le plan de prévention global sont deux plans différents mais inextricablement liés. Le contenu et les objectifs du plan d'action annuel sont toujours basés sur le plan global de prévention, qui couvre une période de cinq ans. Ces deux plans découlent du système de gestion dynamique des risques, qui implique une analyse systématique des risques et de la meilleure manière de les aborder. Ces deux plans sont donc des outils qui permettent d'organiser la prévention de manière planifiée et ciblée. 
 

Comment établir le plan d'action annuel?

Le plan d'action annuel entre dans le cadre du plan global de prévention et définit les actions à mener en priorité au cours de l'année suivante. Il faut donc avoir une bonne image de la situation dans l'entreprise et des besoins en matière de prévention. Pour le savoir, on peut se baser sur les statistiques d’accidents du travail, l'absentéisme, les résultats des enquêtes, le contenu des plaintes, les tendances et nouvelles méthodes de travail, les nouveaux équipements de travail, et bien-sûr, sur les résultats des analyses de risques. Il faut accorder une attention particulière aux risques psychosociaux. Dans les petites entreprises ne disposant pas d'un conseiller en prévention de niveau I ou II, l’avis stratégique préparé par le service externe pour la prévention et la protection au travail constitue aussi une source d'information importante.
 

Quelles actions faut-il intégrer dans un plan d'action annuel?

Les actions de prévention sont définies en fonction des besoins de l'entreprise. Il s'agit par exemple de former les travailleurs, de réaliser des analyses ou des mesures, d'adapter les postes de travail ou de fournir des équipements de travail plus sûrs. Il est aussi important d'indiquer les moyens dont on dispose et le nom du responsable de la mise en œuvre. La prévention est l'affaire de tous: il ne faut donc pas s’attendre à voir figurer le nom du conseiller en prévention interne à côté de chaque action. La ligne hiérarchique joue également un rôle central dans la mise en œuvre de la politique de bien-être au travail.  
 

Le service externe a fourni un avis stratégique: est-ce la même chose qu'un plan d'action annuel?

Non, un avis stratégique se distingue du plan d'action annuel. L’avis stratégique est destiné aux petites entreprises. Dans cet avis, le service externe pour la prévention et la protection au travail établit non seulement un diagnostic de la politique de prévention mais aussi une liste des risques les plus importants et des mesures de prévention possibles. Cet avis stratégique est adapté à l'entreprise et est élaboré, par exemple, suite à des visites d'entreprise. Il contient donc des informations pertinentes pour plan d'action annuel, mais c’est à l'employeur qu’il incombe de définir les actions de prévention à mettre en oeuvre et les moyens qui leur sont alloués. 
 

Comment assurer le suivi du plan d'action annuel?

Un plan d'action annuel contient des actions concrètes, un calendrier, des ressources et des responsabilités. Un bon suivi est donc nécessaire pour vérifier la mise en oeuvre effective des actions planifiées et les résultats obtenus. Les réunions mensuelles du comité peuvent être l’occasion de faire un état des lieux et éventuellement de prévoir les adaptations nécessaires. Les résultats obtenus par les actions entreprises doivent aussi être prises en compte quand il s’agit d’ajuster le plan de prévention global et d’élaborer le prochain plan d'action annuel.