Dois-je m'affilier à un service externe pour la prévention et la protection au travail?

En bref, la réponse est "oui", mais ce que vous pouvez attendre d’un service externe pour la prévention et la protection au travail dépend de la manière dont la prévention est organisée dans votre entreprise. La redevance que vous payez pour le service externe varie en fonction du secteur et de la taille de votre entreprise.
 

Qu'est-ce qu'un service externe pour la prévention et la protection au travail?

Pour développer la politique de bien-être au travail, l'employeur peut compter sur l’aide du service interne et externe pour la prévention et la protection au travail. Le service interne est composé d'au moins un membre du personnel - ou de l'employeur lui-même s’il s’agit d’une entreprise de moins de 20 travailleurs - qui assume la fonction de conseiller de prévention interne. Le service externe comprend des conseillers en prévention externes qui font partie d'une organisation spécialisée et agréé. Sur son site, le SPF Emploi présente un récapitulatif des services externes agréés. 
 

L'adhésion à un service externe de prévention est-elle obligatoire?

Tout employeur est tenu de s'affilier à un service externe agréé pour la prévention et la protection au travail. Cette obligation s'applique à partir du moment où vous employez un salarié.
 

Pourquoi l'adhésion à un service externe est-elle obligatoire?

Les services internes et externes sont là pour aider l'employeur à développer la politique de bien-être au travail: par exemple, pour réaliser des analyses de risques, définir les mesures de prévention, élaborer le plan d'action annuel et le plan global de prévention. 

Certaines missions exigent toutefois des connaissances spécialisées qui ne sont pas toujours disponibles dans un service interne. C’est le cas, par exemple, quand il s’agit de réaliser une analyse des risques psychosociaux, de mesurer la présence d'agents chimiques ou d’analyser un poste de travail d’un point de vue ergonomique. Dans ce cas, le service interne fait appel à l'aide du service externe. Les petites entreprises qui ne disposent pas d'un conseiller en prévention de niveau I ou II sont même obligées de faire appel au service externe pour de nombreuses tâches, par exemple l'analyse de chaque accident du travail grave. 

Ensuite, il y a les examens médicaux dans le cadre de la surveillance de la santé. La grande majorité des entreprises ne disposent pas d'un service interne de surveillance médicale et font donc appel au service externe pour le suivi de la surveillance de la santé. 
 

Une entreprise peut-elle s'affilier à plus d'un service externe?

Non, l'employeur doit s'en remettre à un seul service externe. La législation prévoit quelques exceptions à ce principe de base, qui peuvent être invoquées par les grandes entreprises possédant plusieurs établissements. 
 

Une entreprise peut-elle changer de service externe?

Changer de service externe est possible moyennant un délai de préavis. Il s'agit d'une période de six mois qui ne dure que jusqu'au 31 décembre. En pratique, cela signifie que vous devez donner votre préavis avant le 1er juillet pour que le contrat prenne fin le 31 décembre de la même année. Si vous résiliez après le 1er juillet, le contrat court jusqu'au 31 décembre de l'année suivante. Dans tous les cas, un avis préalable du Comité pour la prévention et la protection au travail est requis tant pour choisir un service externe que pour en changer.
 

L'affiliation à un service externe doit-elle être mise par écrit?

Il est obligatoire d'établir un accord écrit avec le service externe. Cet accord écrit comprend, outre un certain nombre d'éléments formels, la liste des tâches à confier au service externe. Si les priorités et les besoins d'une entreprise en matière de bien-être au travail changent, il sera être nécessaire d'adapter cette liste. Dans tous les cas, il est conseillé d'évaluer annuellement la coopération avec le service externe, par exemple lors de la préparation du plan d'action annuel, et de procéder à des ajustements si nécessaire. 
 

Le conseiller en prévention-médecin du travail appartient-il au service interne ou externe?

Une entreprise peut mettre en place son propre service de surveillance de la santé au sein du service interne, mais dans la plupart des entreprises, la surveillance de la santé est confiée au service externe: toutes les tâches de surveillance de la santé et du médecin du travail sont prises en charge par le service extérieur. Ces tâches consistent par exemple à effectuer les examens médicaux, les vaccinations obligatoires et à superviser l'organisation des premiers secours. 
 

Le conseiller en prévention Aspects psychosociaux appartient-il au service interne ou externe?

Le conseiller en prévention Aspects psychosociaux fait généralement partie du service externe. L'employeur doit désigner un conseiller en prévention Aspects psychosociaux pour l'assister dans la mise en œuvre de la politique de prévention des risques psychosociaux. À cette fin, il peut faire appel au service interne ou externe de prévention. Dans les petites entreprises (moins de 50 employés), l'employeur est obligé de choisir le service externe. Dans les grandes entreprises, le choix d'un conseiller en prévention Aspects psychosociaux externe est aussi fréquent. 
 

Combien le service externe facture-t-il pour le service?

Les frais que le service externe facture pour ses services sont fixés par la loi. Ils sont calculés par employé et varient en fonction du secteur et de la taille de l'entreprise. Les entreprises sont réparties en cinq groupes tarifaires selon le secteur auquel elles appartiennent (Code du bien-être au travail, art. II.3-15). La cotisation minimale fixe par employé est déterminée pour chaque groupe tarifaire. Un taux inférieur s'applique aux entreprises de moins de cinq employés.
 

Quels sont les services inclus dans le tarif que vous payez au service externe?

L'employeur paie les services du service externe via la cotisation minimale forfaitaire. 
Les entreprises qui ne disposent pas d'un conseiller en prévention de niveau I ou II reçoivent un forfait de base. 
Les autres entreprises reçoivent un budget d'unités de prévention à gérer. Il s'agit d'une contribution minimale, c'est-à-dire d'un montant que l'entreprise doit payer annuellement au service externe. Les prestations techniques supplémentaires ou complexes ne sont pas incluses.
 

Quels sont les services inclus dans le forfait de base des petites entreprises?

Les entreprises du groupe C ou D qui n'ont pas de conseiller en prévention de niveau I ou II, c'est-à-dire les petites entreprises dont les compétences internes en matière de prévention sont limitées, paient une cotisation forfaitaire minimale et reçoivent un forfait de base. Ce forfait de base comprend toutes les prestations de surveillance de la santé (examens médicaux), l'assistance du conseiller en prévention Aspects psychosociaux, ainsi que l'aide à la réalisation d'analyses de risques, d'enquêtes sur les accidents du travail graves, de visites d'entreprises, etc. Pour aider ces petites entreprises dans leur politique de bien-être au travail, le service externe est tenu d'élaborer des conseils en la matière. Cet avis stratégique établit un diagnostic de la politique de prévention, adapté à l'entreprise, décrit les principaux risques et fait des propositions de mesures de prévention. 
 

Que sont les unités de prévention?

Pour les entreprises qui disposent d'un conseiller en prévention de niveau I ou II (A, B ou C), la contribution annuelle est convertie en un budget d'unités de prévention. Une unité de prévention correspond en gros à une heure de travail d'un conseiller en prévention du service externe. L'employeur peut choisir l'affectation des unités de prévention, mais la préférence doit être donnée à la surveillance de la santé (examens médicaux) et à l'assistance du conseiller en prévention Aspects psychosociaux. Avec les unités de prévention restantes, l'employeur peut acheter des services supplémentaires tels que la réalisation de mesures. S'il reste des unités de prévention à la fin de l'année, elles sont reportées à l'année suivante. Les unités de prévention ne peuvent pas être utilisées pour obtenir une réduction. La contribution annuelle pour le service externe est déterminée par la loi. 
 

Comment une entreprise peut-elle évaluer les prestations du service externe?

Le service extérieur doit tenir un inventaire électronique, qui donne un aperçu de tous les services fournis par le service externe. L'employeur peut le consulter en ligne à tout moment. Il appartient au service extérieur d'informer ses entreprises clientes sur le fonctionnement de l'inventaire électronique et de leur expliquer quels sont les services inclus dans la contribution annuelle. Un employeur a le droit de mettre son service externe en défaut s'il ne fournit pas les prestations attendues (Code du bien-être au travail, art. II.3-21).