Onboarding: 6 tips voor een geslaagd onthaal van nieuwe medewerkers

Keer terug

4 oktober 2023

Eén derde van alle arbeidsongevallen gebeurt met nieuwe werknemers. Daarom bereidt u hen best tijdig voor op hun nieuwe functie en de veiligheidsrisico’s die daarmee gepaard gaan. U wilt dat uw nieuwe medewerkers zelfverzekerd én veilig aan de slag gaan? Zorg dan voor een gestructureerde onthaalprocedure met voldoende nadruk op arbeidsveiligheid.

Maar wat zijn uw verplichtingen als werkgever bij de onboarding van nieuwe medewerkers? En hoe zorgt u voor een effectieve onthaalprocedure die van veiligheid hun topprioriteit maakt? U leest het in dit artikel.

Het belang van de onthaalprocedure voor de veiligheid in uw onderneming

Met een doordachte onthaalprocedure maakt u nieuwe medewerkers wegwijs in uw bedrijf én sensibiliseert u hen meteen voor de gevaren op de werkvloer.

Een onthaalprocedure heeft dan ook de volgende vier belangrijke functies:

Informeren: al vanaf de eerste werkdag moeten nieuwe werknemers geïnformeerd worden over het bedrijf en alle activiteiten die erin worden uitgevoerd, over hun eigen functie én over de bedrijfs- en veiligheidsregels.
Bewustwording creëren: het onthaalmoment is een uitstekende gelegenheid om nieuwe werknemers bewust te maken van het belang van arbeidsveiligheid. Maak hen duidelijk dat veiligheid een gedeelde verantwoordelijkheid is en dat iedereen een rol speelt in het behouden van een veilige werkomgeving.
Risico's identificeren: met een grondige introductie in de veiligheidsmaatregelen brengt u uw nieuwe werknemers op de hoogte van de specifieke risico's van hun functie. Zo leert u hen de potentiële gevaren te herkennen en de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen.
Veiligheidscultuur bevorderen: een goed onthaalprogramma legt de basis voor een sterke veiligheidscultuur binnen de organisatie. Nieuwe werknemers zullen bovendien sneller integreren in een omgeving waar veiligheid voorop staat.

Onthaal van nieuwe werknemers: welke verplichtingen heeft de werkgever?

De verantwoordelijkheid van het onthaal van nieuwe medewerkers ligt bij de werkgever. Hij moet de nodige maatregelen treffen om het welzijn van zijn werknemers te bevorderen volgens de algemene preventiebeginselen in artikel 5 §1 van de Welzijnwet.

Op het vlak van onthaal, begeleiding, informatie en vorming heeft een werkgever de volgende verplichtingen:

Ten opzichte van	Verplichtingen
Interne werknemers	Informatie bezorgen in verband met: de aard van de werkzaamheden de (rest)risico's de preventiemaatregelen de noodprocedures de maatregelen bij ernstige en gevaarlijke situaties EHBO Brand Evacuatie en vluchtwegen Passende instructies en maatregelen om ze te doen naleven Vormingsprogramma Welzijn op het werk Nagaan bekwaamheid inzake veiligheid en gezondheid bij de toewijzing van een bepaalde taak Alleen werknemers met passende instructies toelaten in zones met ernstige en specifieke gevaren (veiligheidsfuncties) Opleiding over de specifieke werkpost Instructies rond evacuatie en ontruiming
Externe werknemers	Uitwisseling informatie over risico's en maatregelen (niveau werkgever) Controle van hun instructies en opleiding Toezicht houden op de werkzaamheden
Leidinggevende (Hiërarchische lijn)	Informatie in verband met: risico's en preventiemaatregelen noodprocedures maatregelen bij calamiteiten, brand en evacuatie maatregelen in verband met EHBO opleiding welzijn op het werk
Comité Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW)	Informatie in verband met: V&G risico’s (veiligheid en gezondheid) de preventiemaatregelen de noodprocedures de maatregelen bij ernstige en gevaarlijke situaties EHBO Brand (bestrijding) Evacuatie en vluchtwegen

De gedetailleerde omschrijving van deze wettelijke verplichtingen vindt u terug in art.I.2-16 t.e.m. art.I.2-21 van de Codex over het welzijn op het werk.

Zes tips voor een effectieve onthaalprocedure

Door nieuwe werknemers van bij hun onthaal goed voor te bereiden op en bewust te maken van de arbeidsrisico’s, legt een werkgever een solide basis voor een succesvolle en veilige toekomst en een positieve veiligheidscultuur.

De volgende zes tips kunnen u alvast helpen om een doeltreffende onthaalprocedure uit te werken of om uw huidige procedure te verbeteren:

Geef uw medewerkers een welkomstpakket op hun eerste werkdag: steek in dit pakket alle essentiële informatie over de veiligheidsregels en -procedures in uw bedrijf. Inclusief informatie over evacuatieplannen, noodcontacten en veiligheidsvoorzieningen op de werkplek.
Organiseer een veiligheidsopleiding of training voor uw nieuwe medewerkers: leer hen hoe ze veilig kunnen werken met de gereedschappen, machines, gevaarlijke stoffen… waarmee ze in contact komen in hun functie.
Wijs aan nieuwe collega’s een ervaren collega toe als mentor: deze kan hen begeleiden in veiligheidskwesties en eventuele vragen beantwoorden.
Nodig uw hiërarchische lijn en preventieadviseur uit om presentaties te geven over arbeidsveiligheid en veiligheidsprocedures. Zo verhoogt u het bewustzijn van uw nieuwe werknemers en biedt u hen de kans om concrete vragen te stellen.
Zorg ervoor dat arbeidsveiligheid een doorlopend thema is in het onboarding-proces. Geef nieuwe werknemers de mogelijkheid om regelmatig trainingen bij te wonen en zich bij te scholen op het gebied van veiligheid.
Evalueer uw nieuwe medewerkers regelmatig: dit laat u toe om hen goed op te volgen, naar hun noden te luisteren en preventief in te grijpen zodat ongewenste situaties kunnen worden vermeden.