Wanneer heb ik een jaaractieplan nodig?

Het jaaractieplan is een basisdocument om het preventiebeleid in een onderneming uit te rollen. Het jaaractieplan omschrijft de doelstellingen, acties, middelen en verantwoordelijkheden inzake welzijn op het werk. Elke onderneming moet jaarlijks een jaaractieplan opmaken voor het daaropvolgende jaar. 
 

Wat is een jaaractieplan?

Het jaaractieplan past in het dynamisch risicobeheersingssysteem. Op basis van een risicoanalyse worden de doelstellingen, prioriteiten, maatregelen, verantwoordelijkheden, enz. vastgelegd en ingeschreven in het vijfjaarlijkse globaal preventieplan. Het globaal preventieplan bekijkt preventie op langere termijn en om de concrete acties goed te plannen, is er daarnaast het jaaractieplan. Het jaaractieplan geeft aan welke acties het komende jaar moeten worden genomen, wie dit moet doen en wanneer.
 

Is een jaaractieplan verplicht?

Ja, elke onderneming, vanaf 1 werknemer, moet een jaaractieplan opstellen. Het jaaractieplan moet ook schriftelijk vastgelegd worden.
 

Wie stelt het jaaractieplan op?

De werkgever is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaaractieplan maar hij maakt dit niet alleen. De uitvoering van jaaractieplan kan ook maar slagen als iedereen in de organisatie een steentje bijdraagt. Daarom is het zeker belangrijk om de hiërarchische lijn (de leidinggevenden) te betrekken bij de uitwerking van het plan. Zij kennen het reilen en zeilen in hun afdeling en kunnen ook goed inschatten wat de noden zijn op het terrein. Daarnaast is de medewerking nodig van de interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze diensten beschikken over informatie zoals ongevallen of klachten en weten welke knelpunten er zijn. Ook het comité voor preventie en bescherming op het werk kan adviezen en voorstellen formuleren om het jaaractieplan vorm te geven. In kleinere ondernemingen zonder een comité, moeten werknemers rechstreeks kunnen participeren aan de opmaak van het plan.
 

Mag de interne preventiedienst het jaaractieplan opstellen?

De uitwerking van het jaaractieplan is de verantwoordelijkheid van de werkgever in samenspraak met alle betrokken partijen in de onderneming. In de praktijk is het vaak de interne preventiedienst die de uitwerking van het jaaractieplan coördineert. In kleinere ondernemingen, met name de bedrijven van groep C of D, waar er geen preventieadviseur niveau I of II is, is er meer ondersteuning van de externe dienst. 
 

Wanneer wordt het jaaractieplan opgemaakt?

Het jaaractieplan gaat over een dienstjaar. Doorgaans is dit van 1 januari tot 31 december maar in sommige organisaties, bijvoorbeeld in het onderwijs, kan een dienstjaar beginnen op 1 september. Twee maanden voor het jaaractieplan van start gaat, moet het voor advies voorgelegd worden aan het comité voor preventie en bescherming op het werk. In de meeste gevallen is dit ten laatste tijdens de comitévergadering van oktober (vóór 1 november). De voorbereiding van het jaaractieplan gebeurt tijdens de periode die daar aan voorafgaat, m.n. augustus-september.
 

Is het jaaractieplan hetzelfde als het globaal preventieplan?

Het jaaractieplan is niet hetzelfde als het globaal preventieplan maar beide plannen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De inhoud en de doelstellingen van het jaaractieplan zijn altijd gebaseerd op het globaal preventieplan, dat een periode van vijf jaar omvat. Beide plannen vloeien voort uit het dynamisch risicobeheersingssysteem waarbij op systematische wijze geanalyseerd wordt wat de risico's zijn en hoe deze aangepakt moeten worden. Deze twee plannen zijn dus instrumenten die toelaten om de preventie planmatig en doelgericht te organiseren. 
 

Hoe kan het jaaractieplan opgesteld worden?

Het jaaractieplan sluit aan bij het globaal preventieplan en omschrijft de acties die prioritair uitgevoerd moeten worden gedurende het volgende jaar. Het vergt dus een goed beeld van de situatie in de onderneming en van de behoeften op het vlak van preventie. Om dit te weten komen, kan informatie gehanteerd worden zoals cijfers van arbeidsongevallen en verzuim, gegevens uit bevragingen, klachten, tendensen, nieuwe werkmethoden, nieuwe arbeidsmiddelen, enz. Ook de resultaten van risicoanalyses vormen een belangrijke informatiebron en daarbij is expliciet aandacht vereist voor psychosociale risico's. In kleinere ondernemingen zonder een preventieadviseur niveau I of II is het beleidsadvies dat opgesteld wordt door de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk een belangrijke informatiebron.
 

Welke acties staan in een jaaractieplan?

Op basis van de noden in de onderneming worden preventie-acties bepaald. Voorbeelden van dergelijke acties zijn opleiding van medewerkers, uitvoeren van analyses of metingen, aanpassen van werkposten en het ter beschikking stellen van veiliger arbeidsmiddelen. Belangrijk is ook om telkens aan te geven wat de middelen zijn en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Aangezien preventie een zaak is van iedereen, mag niet naast elke actie de naam van de interne preventieadviseur staan. Zeker de hiërarchische lijn heeft een centrale rol bij de uitvoering van het welzijnsbeleid.  
 

Mijn externe dienst heeft mijn onderneming een beleidsadvies gegeven, is dat hetzelfde als een jaaractieplan?

Neen, het beleidsadvies is niet hetzelfde als een jaaractieplan. De externe dienst voor preventie en bescherming op het werk maakt in het beleidsadvies  voor kleinere ondernemingen een diagnose van het preventiebeleid en geeft ook aan wat de meest belangrijke risico's en mogelijke maatregelen zijn. Het beleidsadvies is op maat van de onderneming en wordt opgemaakt op basis van bijvoorbeeld bedrijfsbezoeken. Het spreekt voor zich dat het dus relevante informatie bevat om het jaaractieplan op te maken maar het blijft de verantwoordelijkheid van de werkgever om te bepalen welke preventie-acties nodig zijn en welke middelen daar tegenover staan. 
 

Hoe kan het jaaractieplan opgevolgd worden?

Een jaaractieplan bevat concrete acties, timing, middelen en verantwoordelijkheden. Het vergt een goede opvolging om na te gaan of alle acties ook daadwerkelijk gerealiseerd worden en welk effect ze hebben. Op de maandelijkse comitévergaderingen kan een stand van zaken opgemaakt worden en kunnen eventuele bijsturingen voorgesteld worden. De evaluatie van de acties biedt bovendien input voor het globaal preventieplan bij te sturen en om een volgend jaaractieplan te maken en zo verder te werken aan meer preventie.